Manual SIXTY

Appearance

Siap, bro! Pembahasan soal Cash Advance (Arus Kas) ini emang menarik, apalagi kalau kita tarik ke ranah standar akuntansi baku. Sebelum masuk ke user manual aplikasinya, gua jabarin dulu ya logikanya secara PSAK dan SAP biar pemahaman sistemnya makin solid.

Sekilas Konsep Cash Advance (PSAK & SAP) ​

Dalam pengembangan sistem ERP, modul Cash Advance (sering disebut uang muka kerja, kasbon, atau panjar) punya fungsi krusial untuk mencatat uang yang dikeluarkan di muka sebelum pengeluaran aktual terjadi.

  1. Menurut PSAK (Standar Komersial): Cash Advance diakui sebagai Piutang Karyawan atau Uang Muka Biaya (Aset Lancar) pada saat dana dicairkan. Dana ini belum boleh diakui sebagai biaya (beban). Nanti, ketika karyawan atau vendor memberikan laporan pertanggungjawaban (bukti invoice/bon), barulah nilai tersebut dikreditkan dan diakui sebagai "Biaya" (Beban Operasional) pada periode yang bersangkutan.
  2. Menurut SAP (Standar Akuntansi Pemerintahan - BUMD/Instansi): Konsep ini sangat identik dengan mekanisme Uang Persediaan (UP) atau Ganti Uang (GU). Dana advance diberikan kepada Bendahara Pengeluaran untuk membiayai kegiatan operasional sehari-hari. Secara basis akrual, pengeluaran kas ini belum membebani anggaran belanja sampai adanya pengesahan pertanggungjawaban (SPJ). Modul ini membantu melacak berapa dana yang masih "menggantung" di pihak ketiga atau pegawai sebelum di-closing.

Sekarang, mari kita masuk ke user manual untuk aplikasinya!

Modul Akuntansi: Cash Advance (Arus Kas) ​

Deskripsi Singkat: Modul Cash Advance digunakan untuk mencatat dan mengelola arus kas keluar-masuk yang bersifat uang muka atau panjar. Modul ini terintegrasi langsung dengan master data vendor dan chart of accounts (COA) untuk memudahkan pelacakan alokasi dana.

1. Halaman Utama (Daftar Cash Advance) ​

Halaman ini menyajikan tabel histori transaksi Cash Advance yang dilengkapi dengan panel filter interaktif.

Fitur Utama & Navigasi: ​

  • Panel Filter Interaktif:
    • Anda dapat melihat ringkasan data berdasarkan bulan melalui "Kartu Bulan" (Januari - Desember).
    • Sistem memiliki fitur "Sniffer" otomatis: jika pada suatu bulan tidak ada transaksi (kosong), kartu bulan tersebut akan berwarna abu-abu dan tidak bisa diklik (disabled).
    • Panel filter ini dapat diciutkan (collapse) menjadi tombol-tombol kecil (compact buttons) untuk menghemat ruang layar.
    • Gunakan dropdown Tahun untuk mengubah periode, atau klik Tampilkan Semua untuk memuat ulang seluruh data.
  • Aksi Tabel:
    • Add: Tombol hijau untuk membuat pencatatan Cash Advance baru.
    • Delete: Centang kotak di sebelah kiri data, lalu klik tombol merah untuk menghapus. Sistem akan meminta konfirmasi sebelum data dihapus secara permanen.
  • Fitur Keamanan Cetak (Print Detective):
    • Saat Anda mencetak dokumen (tombol kuning Print), sistem akan mengecek status cetak dokumen tersebut.
    • Jika ini adalah cetakan pertama, dokumen akan langsung terbuka.
    • Jika dokumen sudah pernah dicetak sebelumnya, sistem akan memunculkan peringatan merah (Reprint Warning) yang memberitahu bahwa ini adalah dokumen salinan (cetakan ke-sekian). Anda harus mengkonfirmasi "SAYA BERTANGGUNG JAWAB" untuk melanjutkan pencetakan.

2. Form Input / Edit Cash Advance ​

Halaman ini digunakan untuk mengisi rincian transaksi uang muka secara mendetail.

A. Informasi Utama Transaksi ​

  • Nomor & Tanggal: Nomor transaksi akan diisi otomatis oleh sistem (auto-generate), sedangkan tanggal default adalah hari ini (bisa diubah melalui datepicker).
  • Customer / Vendor: Saat Anda memilih nama Vendor atau Customer dari dropdown, sistem akan secara otomatis mengisi kolom Bank, Nomor Rekening, dan Atas Nama Rekening berdasarkan master data vendor tersebut.
  • Detail Transaksi: Lengkapi kolom Akun (sumber dana), Jenis Transaksi, Metode Bayar, Referensi (nomor dokumen eksternal jika ada), dan Keterangan.

B. Rincian Item (Alokasi Akun) ​

Di bagian tengah form, terdapat tabel alokasi untuk memecah nilai Cash Advance ke berbagai rincian akun.

  • Tambah Item: Klik tombol biru bertanda plus (+) untuk menambah baris alokasi baru.
  • Pilih Akun & Jumlah: Pada setiap baris, pilih "Kode Akun" peruntukan dan masukkan nominal pada kolom "Jumlah". Nominal bisa bernilai positif atau negatif (menggunakan tanda kurung).
  • Hapus Item: Klik ikon tempat sampah berwarna merah di sebelah kiri baris untuk menghapus item yang salah.

C. Kalkulasi & Penyimpanan ​

  • Total Keseluruhan: Sistem akan otomatis menjumlahkan nilai dari seluruh baris item di kolom "Jumlah" dan menampilkannya di bagian T O T A L bawah.
  • Validasi Simpan: Tombol Save akan terkunci (disabled) jika data Vendor, Akun sumber, atau item rincian belum terisi. Pastikan nilai total tidak bernilai 0 (nol) agar transaksi dapat disimpan.