Manual SIXTY

Appearance

Modul Account Receivable: Kontrak Sewa ​

Deskripsi Singkat: Modul Kontrak Sewa merupakan instrumen legal dan finansial utama yang mengikat Tenant (Pelanggan) dengan unit properti (Kavling) yang disewa. Modul ini merupakan kelanjutan langsung dari dokumen pra-kontrak (Sales Order) dan bertindak sebagai "mesin penagihan" yang mendistribusikan total nilai kontrak menjadi jadwal tagihan piutang secara terotomatisasi.

1. Halaman Utama (Dashboard Daftar Kontrak) ​

alt text

Halaman ini menyajikan dasbor pengawasan komprehensif untuk memantau siklus hidup (lifecycle) seluruh kontrak sewa di PT Jogjatama Vishesha.

Fitur Pemantauan & Filter: ​

  • Filter Masa Sewa (Tahun): Terdapat dropdown di sudut kiri atas untuk memfilter data kontrak berdasarkan rentang tahun tertentu (contoh: Semua Tahun).
  • Indikator Status Kontrak (Early Warning System): Dasbor dilengkapi empat kartu metrik yang mengkategorikan status kontrak secara real-time:
    • EXPIRED: Kontrak yang masa sewanya telah habis.
    • CRITICAL & WARNING: Kontrak yang mendekati masa tenggang atau batas akhir penyewaan, membutuhkan eskalasi perpanjangan.
    • SAFE: Kontrak aktif yang masih memiliki sisa waktu sewa panjang.
  • Distribusi Bulanan: Panel kartu bulan (Januari - Desember) menampilkan jumlah kontrak yang efektif berjalan pada bulan tersebut.

Manajemen Aksi Tabel: ​

  • Tabel Data: Memuat Nomor Kontrak, Customer, Kavling, rentang waktu (Mulai Sewa - Akhir Sewa), label Status (contoh: EXPIRED, ACTIVE, WARNING), dan tombol Aksi (Lihat/Edit).
  • Tombol Putus Kontrak: Fitur mitigasi risiko yang sangat penting. Apabila tenant menghentikan masa sewa sebelum waktunya (terminasi dini), pilih data pada tabel lalu klik tombol oranye Putus Kontrak.
    • Logika Sistem: Tindakan ini akan mengunci dan membatalkan seluruh jadwal tagihan di masa depan (future billings), namun TIDAK MENGHAPUS saldo Kurang Bayar (tunggakan piutang) yang telah terbentuk di masa lalu. Hak tagih perusahaan atas piutang lama tetap terjaga.

2. Form Input: Konversi Sales Order ke Kontrak ​

alt text

Pembuatan kontrak baru dilakukan dengan menarik data dari kesepakatan Sales Order (SO) yang telah disetujui.

Integrasi Parameter: ​

  • Informasi Dasar: Masukkan Tanggal Kontrak yang mengikat secara hukum. Data Nomor SO, Customer, Kavling, Sales, dan parameter pajak (PPN/PPh) akan otomatis terisi berdasarkan dokumen SO sebelumnya (contoh: SO 2604-SO-0001).
  • Finansial & Periode: Kolom Harga Net (contoh: 2.608.501,00) adalah total nilai yang harus dibayar. Pengguna wajib menentukan Tanggal Sewa (rentang efektif), serta mengatur tanggal administratif seperti Tgl. Fitting Out dan Tgl. Mulai/Selesai Pakai.
  • Skema Pembayaran: Tentukan Metode Bayar dan jumlah Cicilan (termin) yang disepakati.

3. Fitur Gen Tag (Generate Tagihan) & Opsi Cetak ​

alt text

Setelah parameter cicilan diatur, pengguna wajib menekan tombol biru muda Gen Tag. Sistem akan secara otomatis memecah Harga Net menjadi baris-baris jadwal tagihan di tabel Tagihan Kontrak secara proporsional berdasarkan jumlah cicilan.

Pengaturan Status Dokumen (Invoice Dicetak): ​

Pada setiap baris tagihan yang terbentuk, terdapat dropdown krusial yang menentukan status publikasi tagihan tersebut:

  1. Skip/Backdate: Opsi ini digunakan untuk jadwal tagihan yang periodenya sudah lewat. Contoh Kasus: Input ulang data kontrak lama yang sudah berjalan ke dalam sistem baru. Dengan memilih Skip/Backdate, sistem menganggap tagihan administratif bulan tersebut telah diselesaikan tanpa menerbitkan antrean Invoice baru yang berisiko menagih ganda.
  2. Antri Cetak: Opsi default untuk tagihan masa depan. Tagihan berstatus ini akan masuk ke dalam antrean (antre) dan baru akan diterbitkan/dicetak pada saat periode penagihan bulan berjalan telah tiba.

4. Integrasi Lintas Modul: Kontrak Fasilitas (Trigger Auto-Load) ​

Di bagian paling bawah form, terdapat tabel Kontrak Fasilitas (contoh: Listrik Kav. O-BARAT1).

  • Pada kolom "Digunakan", centang kotak Ya.
  • Logika Sistem: Tindakan mencentang kotak ini bertindak sebagai pemicu ( trigger ) utama. Inilah yang menyebabkan sistem melakukan Auto-Load nama tenant dan unit kavling tersebut secara otomatis di dalam Modul Pemakaian Fasilitas pada setiap akhir bulan. Tanpa persetujuan ini, tenant tidak akan masuk ke dalam siklus tagihan utilitas.

5. Kepatuhan Standar Akuntansi (PSAK & SAP) ​

Modul Kontrak Sewa merupakan fondasi pencatatan perikatan akuntansi yang menjamin validitas pengakuan pendapatan BUMD:

  • Pengakuan Piutang Akrual (SAP): Penciptaan jadwal tagihan melalui fungsi Gen Tag merepresentasikan hak tagih (right to receive payment) secara kontraktual. Hal ini selaras dengan Standar Akuntansi Pemerintahan (SAP) berbasis akrual, di mana entitas dapat membukukan Piutang Pendapatan-LO sejak dokumen kontrak sah dan terbit, meskipun aliran kas masuk belum terjadi.
  • Perlakuan Akuntansi Sewa (PSAK 73): Penjadwalan sistematis atas Harga Net kontrak sejalan dengan kaidah PSAK 73. Sistem memastikan pendapatan sewa didistribusikan dan diakui secara proporsional sepanjang masa manfaat/masa sewa (straight-line basis atau metode sistematis lain), serta membedakan antara nilai sewa pokok dengan layanan non-sewa (seperti Service Charge dan Fasilitas yang tunduk pada PSAK 72).
  • Manajemen Risiko (Putus Kontrak): Fitur penghentian tagihan di masa depan namun tetap mengunci saldo piutang masa lalu memberikan landasan audit yang bersih atas klaim penyelesaian kewajiban, mencegah hilangnya aset piutang perusahaan secara tidak sah.